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郵件和微信的職場溝通禮儀

來源:中國招聘網 時間:2021-03-01 作者:中國招聘網 瀏覽量:

很多職場新人初入職場,對于很多溝通禮儀都不是很了解。

甚至有一件事情要詢問同事,都在糾結是要用微信問還是用郵件問。

今天我們就來聊聊郵件和微信的職場溝通禮儀。

郵件溝通注意事項

注意區分“收件人”和“抄送人”

發郵件時,收件人和抄送人都能收到郵件,都是郵件的發送對象,但兩者的含義是不同的。

收件人是郵件最主要的發送對象,是需要詳細閱讀郵件內容并相應作出回復或者采取行動的;

而抄送人是郵件內容可能涉及到的對象或者需要告知的對象,并不需要作出回復。

如果收件人和抄送人隨意不分的話,有可能導致收件方對郵件內容的重要程度產生誤判,延誤工作。

主題明晰

郵件主題是收件方對郵件內容的作出第一判斷的依據,好的主題有利于引起收件人的注意,也方便日后的檢索。

簡潔性、概括性是寫郵件主題的重要原則,例如“7月工作總結-xxx”。

切忌把主題空著不寫,但也不要過于冗長,不要偏離郵件內容想表達的中心思想。

可以適當采用日常工作中經常使用的或者具有記憶性的詞語,這樣以后想要查找郵件的時候容易找到。

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附件標注清晰

首先是附件標題要是對附件內容的概括,不要以自己能理解為原則,而要以收件人能一眼理解為原則。

在正文中最好提及附件并對內容做一個簡單介紹,一來提醒收件人注意附件內容,二來方便收件人根據需求來對應下載。

另外,附件最好采用辦公常用的格式,如word、excel等,避免收件人打不開或者還需要另外下載閱讀器才可以打開的情況,降低對方工作效率,造成不必要的麻煩。

注意語言正式性和信息的準確性

郵件溝通相比微信而言更加具有辦公性和正式性,“您”、“請”等敬語更適用于郵件。

郵件也不像微信聊天那么具有即時性,出了錯發個消息對方馬上就能很方便地看到,如果在郵件中出現了錯誤,首先自己沒有那么容易察覺,其次想要糾正錯誤沒有微信方便,所以在郵件發出前最好檢查一下郵件的內容有沒有錯誤或者容易造成歧義的地方。

注意區分“回復”和“全部回復”

收到郵件需要回復時,千萬要注意了,“回復”是單單回復給這封郵件的發件人,而“全部回復”是回復給這份郵件所涉及到的全部對象,包括發件人、抄送人和其他收件人。

菌菌還記得某天點開郵箱發現突然有好多未讀郵件,原來都是職場萌新們點錯成了全部回復,作為原收件人之一的菌菌就收到十幾封與自己無關的郵件。

假如你只需要回復給收件人,而點了全部回復,若內容不涉及工作隱私還好,只是給其他收件人造成了小麻煩,若是需要保密的內容,那就很難處理了。

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設置郵件簽名

職前菌觀察了一下收到的工作郵件,大部分都會帶有簽名,

有的簽名信息很多,例如公司名稱、公司網址、公司業務、個人姓名、所屬部門、崗位、電話、座機等等;

有的很簡潔,只寫了個人姓名、電話。

簽名信息是有必要的,這是對發件人的身份的一個簡單介紹,在遇到情況時對方也能通過簽名的信息盡快聯系到發件人。

至于簽名信息應該包括哪些內容,可以根據收件人和郵件內容來取舍。

可以設置多個簽名,在發送給公司外部人員或者日常交流不多的同事時采用較詳細版本,在公司內部或者經常聯系的同事間可以采取簡潔的姓名+電話形式。

微信溝通注意事項

目的明確,盡量少兜圈子

如果說收到的最讓人炸毛的微信消息是什么,那必然是一句無頭無尾的“在么?”,類似的還有“在干嘛?”。

尤其是工作中,如果有事需要交流,不如直接說清楚來意,這樣對于提高雙方的工作效率都有好處,彎彎繞繞反而讓人心里沒底和厭煩。

注意時間

一方面是發消息的時間,如果不是緊急情況或者工作特性,盡量不要在深夜等休息時間消息轟炸;

另一方面是回復消息的時間,有關工作的微信消息盡量及時回復,

如果是需要很久才能確認或完成的工作,不要等到做好了再回,這樣對方也不知道你看沒看到消息,可以先表示自己已收到,將會盡快確認/完成。

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注意場合

注意場合也有兩種情況

一,工作生活要分開

微信除了工作上的交流,也是大部分人生活中與親人、朋友聯絡的工具,因此有許許多多的“手滑”發錯了的現象。

發消息前一定要看清楚是發到哪里的呀!

尤其是群聊,工作群主要是用來交流工作的,偶爾的一兩句日常交流沒什么問題,但如果把工作群當閑聊群就不好了。

二,意見類的消息要注意群聊和私發

如果只是和諧地探討交流關于某件事的看法當然沒什么問題,但如果與同事或者領導的意見發生了沖突或發現了他們的錯處,切忌在工作群內大談特談對方的缺點,讓對方下不來臺,不如換種方式,先私聊溝通一下情況。

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謹慎使用長語音

文字是比語音更直白的信息傳遞方式。

對于發消息的人來說可能語音更方便,但對于接收消息的人而言,一般文字會更直白更準確,尤其是對方可能處于不方便收聽語音的場景。

可以利用微信的語音轉文字功能來實現消息形式的轉化,若是語音轉化功能不能很好地識別你的話,而且確實有很多內容需要表述,可以先文字詢問一下對方是否方便收聽語音,然后使用語音。

如果是很緊急的重要內容,為什么不直接打個電話呢?

郵件VS微信如何選?

對于回復性的消息而言,在哪個渠道收到的就在哪個渠道回復,如果有指明用什么方式回復,那依要求做就好。

那如果需要自己發送的,應該依據內容的特性來選擇溝通方式。

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內容的即時性、緊急性

如果是希望能夠盡快告知或得到回復的即時性消息,更適合用微信進行溝通。再有更緊急的內容建議電話或當面交流。

內容的成熟度、正式性

如果是已經較完善的、具有總結性質的、需要長期儲存的、正式性的內容更適合用郵件,而需要大量初步討論、頭腦風暴的內容建議選擇微信這種更便捷日常的方式。

例如需要舉辦一項活動,在初期關于活動創意、形式的思維碰撞與交流通常在微信討論,而經過討論形成了系統的活動方案,適合將具有總結性質的方案通過郵件發給活動各方協作負責人。

內容的私密性

重要的、私密的工作內容建議通過郵件與相關負責人定向交流,還可以密件抄送,或者將郵件標記為私密,提醒收件方注意打開的時機以及保密。

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其實郵件和微信兩者也不完全分割,可以配合使用,例如需要通過郵件發送重要的正式信息,但又希望能夠較快獲得回應,可以發郵件后通過微信提醒一下對方注意查看郵箱。

除此之外,每個企業的文化和氛圍也不同,郵件和微信如何選擇,可以觀察有經驗的同事們是怎么做的,自己收到的郵件內容都是怎樣的,大家平時又是如何在微信溝通的,他們是你最合適的職場老師。


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